Política de Privacidade

Recolhemos dados pessoais quando se regista através do nosso website, nos nossos escritórios, através de fontes externas (como portais de emprego) ou através de canais de redes sociais. Se se registar através de uma plataforma de redes sociais, será encaminhado para a versão mais recente desta declaração e, ao registar-se, aceita os respetivos termos. Dependendo da fase da nossa relação, tratamos diferentes tipos de dados:

Antes da colocação profissional (registo ou candidatura)
Quando se regista connosco, candidata-se através do website ou estabelece um primeiro contacto, recolhemos, entre outros:

• Nome, morada, dados de contacto, data de nascimento, género e nacionalidade;
• Currículo, experiência profissional, formação, motivação e disponibilidade;
• Cartas de motivação, notas de entrevistas, vídeo de apresentação ou outras informações adicionais fornecidas por si;
• Dados recolhidos automaticamente através do nosso website ou aplicação, como cookies;
• Para trabalhadores independentes: os dados acima referidos, complementados com tarifa horária, área profissional, informações de mobilidade, dados da Câmara de Comércio e outros dados empresariais.

Utilizamos estes dados para avaliar se podemos encontrar uma colocação profissional adequada para si e para manter contacto consigo.

Após a colocação profissional
Assim que começa a trabalhar connosco ou celebramos um contrato consigo, tratamos dados adicionais, incluindo:

• Número de identificação pessoal (BSN), documento de identificação, autorização de trabalho (quando aplicável);
• Contratos, acordos laborais, avaliações de desempenho, dados salariais e bancários;
• Dados de ausência e saúde (quando relevantes), informações sobre pensões e seguros;
• Para utilização da aplicação Covebo Square: dados da conta e informações de localização;
• Para colaboradores internacionais: informações sobre seguros, alojamento, transporte e apoio nos Países Baixos;
• Para trabalhadores independentes: os dados anteriores, complementados com número de IVA, dados de pagamento, informações contratuais e de atribuições.

Estes dados são necessários para a execução do seu contrato, processamento salarial, acompanhamento e cumprimento de obrigações administrativas, como impostos e seguros.

Dados de clientes, fornecedores e relações comerciais
Relativamente aos contactos empresariais, tratamos principalmente:

• Nome, cargo e dados de contacto profissionais;
• Número da Câmara de Comércio, número de IVA e dados bancários;
• Dados necessários para a celebração ou execução de contratos;
• Informações provenientes de comunicações com os nossos colaboradores ou sistemas.

Não é obrigado a fornecer os seus dados pessoais, mas isso poderá afetar os nossos serviços. Se determinados dados forem exigidos por lei, contrato ou acordo, informá-lo-emos sobre o respetivo significado e as consequências de não os fornecer.

Recolhemos e tratamos dados pessoais para a prestação dos nossos serviços. Fazemo-lo com base nos seguintes fundamentos jurídicos:

• Execução de contratos;
• Obrigações legais;
• O seu consentimento;
• Interesses legítimos (liberdade empresarial).

Quando o tratamento se basear no seu consentimento, poderá retirá-lo a qualquer momento contactando-nos através de privacy@houseofcovebo.nl.

Utilizamos os seus dados para os seguintes fins:

Recrutamento, seleção e colocação profissional

• Correspondência com vagas ou atribuições profissionais;
• Avaliação da adequação e disponibilidade de candidatos ou trabalhadores independentes;
• Aconselhamento e orientação profissional;
• Gestão de candidaturas e correspondência relacionada;
• Utilização da aplicação Covebo Square (como navegação e gestão de contas);
• Contacto através de portais de emprego e redes sociais para oportunidades profissionais.

Execução de contratos

• Processamento de contratos de trabalho, intermediação ou colocação;
• Administração salarial, incluindo retenções fiscais;
• Gestão de viaturas de empresa, despesas de deslocação e multas;
• Seguros (como incapacidade para o trabalho, responsabilidade civil e acidentes);
• Acompanhamento e reintegração em caso de incapacidade para o trabalho;
• Gestão de contratos comerciais com clientes, fornecedores e parceiros.

Gestão de relações

• Manutenção de contacto com clientes, fornecedores e parceiros comerciais;
• Tratamento de pedidos de contacto através do website (por exemplo, formulários de contacto);
• Inquéritos de satisfação e avaliações dos nossos serviços;
• Envio de atenções, convites para reuniões ou eventos;
• Contacto sobre disponibilidade, planeamento laboral e comunicação relacionada com o trabalho;
• Gestão das relações com investidores.

Marketing e comunicação

• Atividades de marketing direto (como campanhas, newsletters e ofertas);
• Fornecimento de informações sobre os nossos serviços, formações ou eventos;
• Atividades de marketing dirigidas a candidatos ou clientes;
• Análise do tráfego digital de e-mails e utilização do website para otimização da comunicação.

Gestão, organização e TI

• Manutenção, segurança e desenvolvimento de websites e sistemas informáticos;
• Gestão de sistemas internos para processos operacionais;
• Certificações de qualidade e otimização de processos;
• Controlos internos, relatórios de gestão, segurança empresarial e auditorias.

Obrigações legais e conformidade regulamentar

• Cumprimento da legislação laboral, fiscal e de segurança social;
• Obrigações legais de conservação e verificação de dados;
• Cumprimento de outras normas relevantes de privacidade e regulamentação setorial.

Gestão estratégica e jurídica empresarial

• Gestão jurídica e empresarial da organização;
• Gestão de riscos e procedimentos de auditoria interna;
• Fusões, aquisições ou outras atividades estratégicas empresariais (incluindo processos de due diligence).

Partilhamos os seus dados com terceiros apenas quando isso é necessário para a prestação dos nossos serviços ou quando somos legalmente obrigados a fazê-lo. Isto inclui, entre outros:

• Clientes (potenciais) e relações comerciais junto dos quais poderá ser colocado ou prestar serviços;
• Prestadores de serviços que nos apoiam, como fornecedores de TI, contabilistas, advogados ou auditores;
• Fundos de pensões, serviços de saúde ocupacional, seguradoras e bancos para gestão de ausências, pagamentos e condições laborais;
• Autoridades governamentais quando somos legalmente obrigados ou mediante ordem judicial;
• Parceiros de formação e desenvolvimento, como entidades formadoras ou instituições de ensino;
• Entidades responsáveis pela organização de alojamento, transporte e seguros para colaboradores internacionais.

House of HR
A House of Covebo faz parte da House of HR, uma rede de empresas ativas na área da intermediação laboral e serviços de recursos humanos dentro do Espaço Económico Europeu (EEE). Dentro deste grupo, cooperamos ocasionalmente em áreas como gestão de TIC e sistemas, contabilidade e administração, gestão de devedores, análises, elaboração de relatórios e estatísticas ou atividades de marketing direto. A House of Covebo continua a ser o seu principal ponto de contacto para questões relacionadas com privacidade.

Os seus dados pessoais são, em princípio, tratados dentro do Espaço Económico Europeu (EEE). No entanto, se os dados forem transferidos para fora do EEE, isso ocorrerá apenas quando o país oferecer um nível de proteção adequado reconhecido pela Comissão Europeia ou através de contratos-tipo (cláusulas contratuais-tipo).

Além disso, adotamos salvaguardas técnicas e organizacionais adicionais, como a encriptação e a minimização do tratamento de dados. Para transferências para os Estados Unidos, poderá ser utilizado o EU-U.S. Data Privacy Framework ou Shared Service Centers (SSC’s). Desta forma, garantimos que os seus dados estão sempre protegidos de acordo com as normas europeias de privacidade.

Se desejar mais informações sobre a transferência dos seus dados pessoais para fora do EEE, pode contactar-nos através de privacy@houseofcovebo.nl.

Na House of Covebo consideramos importante que os seus dados pessoais estejam devidamente protegidos. Por isso, aplicamos medidas técnicas e organizacionais adequadas, tais como encriptação, controlo de acessos, sistemas informáticos seguros, revisões periódicas e formação dos nossos colaboradores.

Fazemos todos os esforços para prevenir violações da segurança dos dados, mas não as podemos excluir completamente. Caso ocorra algum incidente inesperado, atuaremos imediatamente para limitar as consequências e cumprir as nossas obrigações legais, incluindo a notificação de violações de dados pessoais.

A House of Covebo trata os seus dados pessoais com cuidado, em conformidade com o RGPD, e não os conserva durante mais tempo do que o necessário, tendo em conta a relação existente e a base jurídica aplicável (como o consentimento ou a execução de um contrato). Candidatos Se recebermos os seus dados sem consentimento (por exemplo, através de portais de emprego), armazenamo-los durante um período máximo de 4 semanas após o término do processo. Dentro desse prazo, solicitaremos o seu consentimento para conservar os seus dados durante até 1 ano. Sem consentimento, os seus dados serão automaticamente anonimizados após 4 semanas. Isto também se aplica aos registos efetuados diretamente através do nosso website. Colaboradores Ao iniciar a relação laboral, a base jurídica passa a ser a execução do contrato de trabalho. Aplicam-se então os seguintes prazos legais de conservação:

• Administração salarial e financeira: 5 anos após o término do vínculo laboral.
• Cópia do documento de identificação, contrato de trabalho, declaração fiscal: 5 anos após o término do vínculo laboral.
• Outros dados do processo de pessoal (como diplomas e registos de ausências): 2 anos após o término do vínculo laboral.

Se os dados deixarem de ser necessários, serão eliminados ou anonimizados de forma segura. Em casos excecionais (como processos judiciais ou exercício de direitos de privacidade), os dados poderão ser conservados por períodos mais curtos ou mais longos.

Se tratarmos os seus dados pessoais, tem o direito de aceder aos mesmos, retificá-los, eliminá-los, limitar o seu tratamento, solicitar a sua portabilidade e opor-se à sua utilização. Tem também o direito de apresentar uma reclamação junto da Autoridade Neerlandesa de Proteção de Dados (Autoriteit Persoonsgegevens).

Para exercer estes direitos, pode contactar a sua pessoa de referência ou enviar um e-mail para privacy@houseofcovebo.nl. Responderemos no prazo de um mês, salvo se for necessária uma prorrogação. Em alguns casos, poderemos ter de recusar um pedido; nesse caso, explicaremos o motivo. Para verificar a sua identidade, poderemos solicitar um comprovativo de identificação.

Se tiver questões, comentários ou reclamações sobre a proteção ou utilização dos seus dados pessoais, também pode contactar o nosso Encarregado da Proteção de Dados (DPO) através de dpo@houseofcovebo.nl.

A House of Covebo não toma decisões com consequências significativas para si com base exclusivamente em tratamento automatizado sem intervenção humana.

A presente declaração de privacidade é regida pela legislação neerlandesa.